Règlement intérieur

Le règlement intérieur vient compléter les statuts en apportant toutes les précisions nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

Si nécessaire, et sur proposition d’un ou plusieurs membres du Comité Directeur, le règlement intérieur pourra être modifié ou complété, sans remettre en cause les statuts. Toute modification sera applicable immédiatement.

1. Saison sportive : La saison sportive débutera le 1er septembre et se terminera le 30 juin de l’année suivante.

2. Saison comptable : La saison comptable débutera le 1er septembre et se terminera le 30 août de l’année suivante.

3. Contrat d’engagement : Un contrat d’engagement, étudié par le Comité Directeur, sera proposé aux instructeurs en fin de saison pour la saison suivante. Il mentionnera les droits et devoirs de chacun.

4. Planning : Un planning des jours et heures d’entraînement, établi par le Comité Directeur, sera affiché dans le dojo. Les dates des passages de grades et des remises de ceintures seront définies par le Comité Directeur, avec un maximum de trois passages par saison. Aucun autre passage de grade ne sera admis. Concernant la ceinture noire 1er DAN, il y aura deux passages par an pour moins de 100 licenciés, et trois passages par an pour plus de 100 licenciés. Pour le 1er DAN, il est nécessaire de justifier de trois années de licence et d’avoir 14 ans révolus le jour du passage. Le passage de grade du 1er DAN et celui des ceintures de couleur se feront à huis clos.

5. Comportement : Toute personne présente dans le dojo (pratiquant ou spectateur) doit respecter certains principes fondamentaux : il est interdit de fumer, manger, consommer de l’alcool ou toute substance illicite. Chaque karatéka doit adopter une attitude irréprochable (voir la charte du karatéka). Le dernier utilisateur de la salle veillera à éteindre les lumières et à fermer à clé la grille d’accès à l’étage.

   Tout comportement injurieux, ou tout propos assimilable à des injures, dirigé envers un licencié et/ou un membre du comité peut entraîner la radiation immédiate et sans préavis de l’auteur des faits. Conformément à l’article L. 122-1 du Code du sport, les associations et fédérations sportives ont le droit de prendre les mesures disciplinaires nécessaires pour préserver un environnement sain et respectueux au sein de leurs activités.

6. Sécurité : Une trousse de premiers soins, mise à disposition des instructeurs, doit être facilement accessible. Les responsables sont tenus d’informer immédiatement le président de tout produit manquant. En cas d’accident ou d’incident, les responsables légaux de l’enfant mineur autorisent les instructeurs à prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l’appel aux premiers secours. Les responsables légaux ainsi que le président du club seront informés simultanément. L’instructeur devra disposer des coordonnées téléphoniques des responsables légaux et conserver cette liste dans la trousse de premiers soins. Le responsable de l’entraînement doit intervenir en cas de comportement non conforme. Les issues de secours doivent être facilement accessibles. Il est conseillé de ne pas courir en dehors du tatami.
7. Hygiène : Chaque karatéka doit respecter les règles de propreté corporelle et de son kimono. Une vigilance particulière sera portée à l’hygiène des pieds afin d’éviter toute contamination par le tatami. Les pratiquants doivent porter des mules ou pantoufles en dehors du tapis. Les adhérents doivent se changer dans les vestiaires. L’entretien de la salle est assuré par la Ville de Strasbourg.

8. Inscription & pré-inscription :

   Les inscriptions aux cours remplaceront les mardis et vendredis. Conformément à l’article L. 231-2 du Code du sport, les adhérents devront remettre un certificat médical ou, si le certificat initial est encore valable (valable trois ans), remplir une attestation sur l’honneur. Ils devront également remplir le livret du licence et s’acquitter de leur cotisation annuelle avant le 1er novembre, sous peine de ne pas être autorisé à accéder aux tatamis. La cotisation peut être réglée en deux ou trois fois sous conditions d’éligibilité précisées dans le règlement intérieur.Pour les membres n’ayant pas réuni l’ensemble de ces conditions, l’accès aux activités sera suspendu jusqu’à la régularisation. Le secrétaire du club s’engage à envoyer les demandes de licence auprès de la fédération dans les trois jours suivant chaque inscription complète, en respect de l’article L. 131-6 du Code du sport concernant les délais de traitement. Une fois la licence enregistrée, aucun remboursement ne pourra être effectué, sauf en cas de force majeure.

   Toute demande de rapport d’encaissement devra être formulée le jour même de l’inscription. Les pré-inscriptions seront ouvertes jusqu’au 1er décembre et accessibles en ligne via le lien de la page de pré-inscription. Plusieurs modes de paiement sont disponibles : carte bancaire (y compris en trois fois), virement, chèque et espèces. En cas d’erreur ou de fausse déclaration, aucun remboursement ne sera possible, conformément à l’article L. 131-3 du Code du sport. Enfin, les membres du comité doivent être inscrits impérativement avant le 28 septembre de la saison en cours pour conserver leur statut. Faute de quoi, ils seront radiés du comité sans préavis, en application de l’article L. 131-8 du Code du sport, relatif aux obligations administratives des membres d’un comité de gestion. Néanmoins, les membres radiés pourront se réinscrire au cours sans pour autant réintégrer leur place au sein du comité.

11. Présence des parents : Pour ne pas perturber les cours, la présence des parents est interdite dans la salle et devant les vitres.

12. Covid : Toute personne souhaitant accéder au dojo doit respecter les mesures sanitaires en vigueur. Tout refus de se conformer aux règles entraînera l’exclusion du dojo sans remboursement.

13. Information : Les informations importantes seront affichées dans le dojo. Un flash info mensuel pourra être rédigé par le secrétaire à destination des pratiquants et des parents.

14. Participation aux compétitions, stages et démonstrations : Toute participation doit être approuvée par les professeurs et le bureau. En l’absence d’accord, le club décline toute responsabilité en cas d’accident.

15. Dédommagement des frais de déplacement : Sur accord du bureau, les adhérents, parents et professeurs peuvent être partiellement dédommagés de leurs frais de déplacement pour les entraînements, stages et compétitions, sur présentation des reçus. En cas d’accident de la route, la responsabilité du club ne pourra être engagée.

16. Accès aux tatamis : Toute personne non adhérente au club ne peut accéder aux tatamis sans l’accord du bureau directeur.

17. Professeur et assistant(e) : Le professeur en charge de l’entraînement appliquera les décisions prises et respectera les règles de bienséance envers le comité, les pratiquants et leur famille. Les décisions importantes sont prises par le professeur diplômé, sauf en cas d’urgence où le comité directeur peut intervenir.

18. Clés du gymnase et des placards : Toute clé prêtée engage la responsabilité de son détenteur. Elle reste la propriété du club et doit être restituée sur demande. En cas de perte, le coût du double sera facturé.

19. Réunion : 

    Elle se réunit une fois par an et chaque fois que l’association l’exige ou peu la reporter pour circonstances exceptionnelles ou contraintes majeures “déplacement, cumul des postes etc. d’un des membres du bureau” selon les besoins et de la disponibilité du bureau sans excéder les 2 ans, sur convocation du président.

    Seuls les membres du bureau sont habilités (le président) à convoquer une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ou une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). comme mentionné dans les statuts en l’articles 14. Aucun autre membre de l’association ne peut exiger la convocation de ces assemblées.

    Toute demande de convocation d’une assemblée doit être formulée par écrit, de manière motivée. Le comité directeur se réserve le droit d’accepter ou de refuser cette demande après délibération.

20. Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Les membres âgés d’au moins 18 ans, détenteurs d’un grade de ceinture marron 3e Kyu minimum pour les karatéka et 1er DAN pour le Krav-Maga, peuvent assister à une Assemblée Générale Ordinaire (AGO). Ils doivent être inscrits avant le 28 septembre de la saison en cours et détenir trois licences consécutives sans interruption dans la structure.

21. Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : Les membres âgés d’au moins 18 ans, détenteurs d’un grade de ceinture marron 3e Kyu minimum pour les karatéka et 1er DAN pour le Krav-Maga, peuvent assister à une Assemblée Générale Ordinaire (AGE). Ils doivent être inscrits avant le 28 septembre de la saison en cours et détenir trois licences consécutives sans interruption dans la structure.

22. Réunion de Bureau : Seuls les membres du bureau (président, secrétaire, trésorier.)  

23. Réunion de Conseil d’Administration (CA) : Les administrateurs âgés d’au moins 18 ans, détenteurs d’un grade de ceinture marron 3e Kyu minimum pour les karatéka et 1er DAN pour le Krav-Maga, peuvent assister à une Assemblée Générale Ordinaire (AGO). Ils doivent être inscrits avant le 28 septembre de la saison en cours et détenir trois licences consécutives sans interruption dans la structure.

24. Invitations extérieures : Selon les statuts ou le règlement intérieur, l’association peut inviter des personnes extérieures (experts, conseillers, partenaires) si nécessaire, mais ces invités n’ont pas de droit de vote.

25. Clause de confidentialité : Tous les membres et/ou tuteurs légaux sont tenus à la confidentialité. Toute divulgation des activités ou partage de documents (PDF, vidéos, photos, etc.) avec une personne extérieure sans autorisation d’un membre du comité est interdite. Tout manquement pourra entraîner des poursuites et une radiation sans remboursement.

26. Code civil et associations (loi de 1901) : En France, les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901. Elle n’interdit pas le cumul de fonctions, mais les modalités doivent être précisées dans le règlement de l’association. Le règlement peut définir les conditions exceptionnelles permettant de prendre des décisions sans l’assemblée générale, notamment en cas de circonstances imprévues.

    • Le cumul de fonctions par un membre du bureau est permis en cas de circonstances exceptionnelles “Exemple : Président et trésorier d’une autre structure et/ou de la même etc.”  ou de contraintes majeures. Dans ce cas, une réunion restreinte du bureau, incluant un membre tel que le vice-président(e) ou un assesseur, peut être convoquée pour valider les comptes, sans nécessiter la tenue d’une assemblée générale.

    • Dans des situations exceptionnelles ou en raison de contraintes majeures, le bureau peut se réunir en comité restreint pour valider les comptes de l’association, sans nécessiter la tenue d’une assemblée générale. Ce comité peut être composé de certains membres du bureau, comme le vice-président ou un assesseur, pour assurer la continuité des décisions.

      Par ailleurs, si l’un des dirigeants cumule des fonctions dans une autre structure (par exemple, s’il est à la fois président dans l’association actuelle et trésorier dans une autre structure), l’association peut bénéficier de certaines souplesses dans la gestion des obligations comptables. Cela est toutefois encadré par le règlement intérieur et soumis aux règles de transparence et de bonne gouvernance prévues par le Code du sport et le Code civil.

28-Rôle du Président : 

En tant que mandataire de l’association, le président s’occupe de plusieurs missions.

• Représente l’association devant ses partenaires ou les tribunaux ;
• Agit en justice pour défendre les intérêts de l’association ;
• Communique au nom de l’association dans la presse, les médias, et avec les adhérents ;
• Assure la tenue des réunions et anime les débats ;
• Motive les bénévoles lors des actions menées par l’association ;
• Recherche ses financements pour réaliser les objectifs de l’association ;
• Veille à l’application des décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale ;
• Veille à la bonne marche de l’association : administration, moyens logistiques, moyens humains, gestion de l’équipe.
• Responsabilités :
•  L’inobservation des dispositions législatives ou réglementaires,
•  La violation des statuts, c’est-à-dire le non-respect des dispositions statutaires de l’association,
• Une faute commise dans la gestion, correspondant à tout manquement à la législation et à la réglementation en vigueur ;
•  S’il effectue des opérations dépassant la gestion courante sans y être autorisé ;
•  S’il commet des fautes de gestion ayant contribué à une insuffisance d’actif, il peut être appelé en comblement de passif si l’association fait l’objet d’une procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire ou dissolution) ;
•  S’il commet des infractions pénales (abus de confiance, détournement de fonds, etc.), il peut être poursuivi pénalement et civilement.
• En cas d’absence du président au sein de la structure, le pouvoir de délégation revient à la personne possédant le grade le plus élevé et les qualifications les plus appropriées.                                                                                                                                                                                               1 : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association.                                                                                                                                              Code du sport :                                                                                                                                                                                                                            Articles L212-1 : précisent que seules les personnes qualifiées peuvent encadrer des activités sportives, ce qui justifie que la délégation soit confiée à la personne la plus diplômée en l’absence du président.

29-Rôle du secrétaire :

• Gérer la correspondance de l’association ;
• Gérer le fichier des adhérents ;
• Transmettre toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association
• Veiller au respect des obligations statutaires ;
• Gérer les réunions : conseil d’administration, assemblée générale ;
• Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association (statuts, règlement intérieur, extrait de l’avis de publication de création dans le journal officiel ; récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, comptes rendus des assemblées générales, du Comité directeur et du Bureau, baux, factures des travaux ou des réparations importantes, etc.).
• Traiter tous les courriers : donner une réponse à toutes les demandes et doléances ;
• Transmettre à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une concentration particulière ;
• Lister tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…)
• Rédiger des notes d’information à destination des adhérents ;
• Déclarer à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
• Publier au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;
• Organiser et planifier les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
• Informer tous les membres de la tenue d’une réunion dans un délai raisonnable (par courrier, par voie d’affichage ou par mail) ;
• Veiller au respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé ;
• Rédiger les comptes-rendus de réunion ;
• Tenir à jour tous les registres de l’association.
• Gérer le compte bancaire (suivi des dépenses) et jouer un rôle d’interlocuteur auprès de la banque ;
• Contrôle l’exactitude des comptes
• Etat de rapprochement bancaire très régulier
• Relations avec la banque
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30-Rôle du trésorier(e) :

• Définir les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d’activité ;
• Préparer le budget prévisionnel en accord avec les objectifs à court, moyen et long terme ;
• Proposer les objectifs à atteindre sur le plan des ressources ;
• Émettre des propositions concernant la gestion.
• Encaisser les cotisations versées par les membres ;
• Faire le suivi des dépenses et classer les pièces justificatives y afférentes ;
• Classer et archiver les documents ;
• Sécuriser les mouvements de fonds et les flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, etc.
• Gérer le compte bancaire (suivi des dépenses) et jouer le rôle d’interlocuteur auprès de la banque ;
• Gérer les relations financières en interne et avec les tiers ;
• Produire et diffuser l’information financière.
• Participer à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité ;
• Établir les comptes annuels et le rapport financier
• Responsabilités :
• S’il effectue des opérations dépassant la gestion courante sans y être autorisé ;
• S’il commet des fautes de gestion ayant contribué à une insuffisance d’actif, il peut être appelé en comblement de passif si l’association fait l’objet d’une procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire) ;
•  S’il commet des infractions pénales (abus de confiance, détournement de fonds, etc.), il peut être poursuivi pénalement et civilement.

• Accès aux documents financiers

  1. Principe de transparence
     Conformément aux articles L. 612-1 et suivants du Code de commerce et aux règles de transparence financière, tout membre ayant un statut spécifique (membre du bureau) de l’association et à jour de la cotisation le 28 septembre de la saison sportive en cours peut consulter les documents financiers approuvés par l’Assemblée Générale, dans les conditions détaillées ci-dessous.

  2. Documents consultables
     Les documents financiers accessibles aux membres ayant un statut spécifique (membre du bureau) sont les suivants :

     • Les bilans annuels,
     • Les comptes de résultats,
     • Les rapports financiers présentés lors des Assemblées Générales.

  3. Conditions d’accès
     La consultation des documents financiers est réservée aux membres ayant un statut spécifique (membre du bureau) et ayant cotisé pour l’année en cours et 3 licences consécutives sans interruption dans la structure. Elle est effectuée sur demande écrite adressée au bureau. Aucun autre membre de l’association peut prétendre à consuter les comptes.

  4. Modalités de consultation

     • La consultation des documents financiers se fait exclusivement sur place, au siège de l’association, à des jours et horaires fixés par le bureau.
     • Aucun prêt ni copie des documents financiers ne peut être autorisé sans l’accord préalable du bureau.

  5. Confidentialité et utilisation des informations
     Les membres ayant accès aux documents financiers s’engagent à respecter la confidentialité des informations et à ne les utiliser que dans l’intérêt de l’association. Toute diffusion ou utilisation personnelle est strictement interdite.

  6. Exceptions et limitations
     Le bureau se réserve le droit de refuser l’accès aux documents financiers en cours de traitement ou non validés par l’Assemblée Générale. De plus, les documents contenant des informations sensibles et susceptibles de nuire aux intérêts de l’association peuvent être consultés sous supervision ou dans une version anonymisée.

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31-Perte et/ou incapacité du Président, secrétaire, trésorier (en complément de l’article 9 des Statuts) :

*Remplacement du président

Le secrétaire peut remplacer le président si ce dernier est absent ou qu’il n’est plus en mesure de remplir ses missions. En cas de carence de la part du président, le remplacement par le secrétaire demeure toutefois temporaire (durée de validité de 3 mois en cas de décès et/ou de 3 mois reconduit par tacite reconduction en cas de maladie). De ce fait, une réunion en AGE et sur décision du comité directeur sera établie pour formaliser le changement de président.

*Remplacement du secrétaire

Le Président peut remplacer le secrétaire si ce dernier est absent ou qu’il n’est plus en mesure de remplir ses missions. En cas de carence de la part du secrétaire, le remplacement demeure toutefois temporaire (durée de validité de 3 mois en cas de décès et/ou de 3 mois reconduit par tacite reconduction en cas de maladie). De ce fait, une réunion en AGE avec le comité directeur sera établie pour formaliser le changement du secrétaire.

*Remplacement du trésorier

Le Président et/ou le secrétaire peut remplacer le Trésorier si ce dernier est absent ou qu’il n’est plus en mesure de remplir ses missions. En cas de carence de la part du trésorier, le remplacement par le président et/ou secrétaire demeure toutefois temporaire (durée de validité de 3 mois en cas de décès et/ou de 3 mois reconduit par tacite reconduction en cas de maladie). De ce fait, une réunion en AGE avec le comité directeur sera établie pour formaliser le changement du trésorier.

*Conditions d’échelonnements : paiement en deux ou trois fois en espèces/chèques. Le paiement en espèces doit être intégral s’il n’y a pas d’accord préalable avec (Le Président, Secrétaire ou trésorier). Le paiement par chèques peut être fait en 2 ou 3 chèques la date d’encaissement doit être établis avec le membre et/ou les tuteurs légaux. Tous chèques revenus impayés doivent être payés en intégralité en espèce et n’aura plus la possibilité de payer en plusieurs fois. 

Charte du Karatéka

Le Karaté est un Art Martial caractérisé par le respect d’autrui, la politesse, le courage La volonté et la maîtrise de soi, l’honneur et l’humilité, la sincérité et l’amitié.

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Le respect d’autrui et la politesse commencent par la ponctualité :

Être à l’heure aux cours. En cas de retard, venir saluer le professeur avant de rentrer dans le cours.  Être régulier aux entraînements. Se présenter au dojo propre, mains et pieds lavés (douches et lavabos sont à disposition).  Ongles coupés, karategi propre, pas de bijoux.

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Modestie et humilité : écouter sans commentaires les explications de l’enseignant. Respecter les débutants, les avancés et les gradés.  Travailler en silence. Sans discipline il n’y a pas de Karaté.

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Avoir en toutes circonstances un comportement qui honore le Karaté et n’affecte pas l’image du club. Ne jamais provoquer, ni participer à une rixe. Le Karatéka ne devra utiliser son Art qu’en cas extrême de légitime défense de lui-même ou d’autrui.

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Le Karatéka est l’ambassadeur du Karaté. De son comportement au dojo, mais aussi dans la vie de tous les jours dépend le renom du Karaté. Appliquer le code moral du Karaté-do reflète un bon Karatéka.

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Tout manquement à ces règles peut entraîner la radiation

*Mise à jour du règlement intérieur 19/11/2021*